1. Clearness 清晰

“清晰”是商務(wù)寫作很重要的原則。你應(yīng)該讓讀者一看完每個(gè)句子就了解句子的意義。要使文件清晰明了，可以自問下列這些問題：

□ 你的句子是不是大都簡(jiǎn)短而直接？
□ 你有沒有加入標(biāo)題，方便讀者快速瀏覽？
□ 你有沒有把重要的信息用項(xiàng)目符號(hào)或數(shù)字編成列表？
□ 你用的是不是“普通”英語？
□ 你有沒有把任何首字母縮寫或?qū)I(yè)術(shù)語解釋清楚？

2. Conciseness 簡(jiǎn)潔

① “簡(jiǎn)潔”對(duì)忙碌的讀者來說非常重要。

② 但“簡(jiǎn)潔”必須跟“清晰”的原則相配合，不要為了縮短文件的長(zhǎng)度而省略重要信息。正確的做法是把信息分成小塊，讓讀者可以一次掌握一個(gè)主題。不妨把多余的詞去掉，比如：

③避免I think（我認(rèn)為）或Ｉfeel （我覺得）這樣的用語。因?yàn)樵诖蠖鄶?shù)的文件中，你所呈現(xiàn)的信息基本上就是你認(rèn)為或你覺得的東西。要使文件內(nèi)容簡(jiǎn)潔，可以自問下列這些問題：

□ 我是不是立刻就講到重點(diǎn)？
□ 需要的信息都省略掉了嗎？
□ 多余的詞和華麗的辭藻都去掉了嗎？
□ 我有沒有一再重復(fù)？

3. Correctness 正確

“正確”的原則關(guān)系到許多要素，自問下列這些問題：

□ 文件里所有的名字、日期、事實(shí)和數(shù)字都寫對(duì)了嗎？
□ 檢查過拼寫和語法了嗎？
□ 文件的格式正確嗎？
□ 有沒有使用信頭？
□ 信封上的地址是打上去的嗎？信封的格式清晰而專業(yè)嗎？
□ 文件里有沒有明顯的錯(cuò)誤？有沒有擦掉或涂改的痕跡？

4. Courtesy 禮貌

“禮貌”這個(gè)原則在商務(wù)寫作里指的不僅僅是“Please ”（請(qǐng)）和“Thank you ”（謝謝）這些用語，這里的“禮貌”指的是表示出愿意幫忙的真誠意愿?？蛻艋蛏虡I(yè)伙伴有任何疑問，立刻以完整正確的信息進(jìn)
行回復(fù)。你可以用下列方式做到“禮貌”的原則：

□ 收到任何來函后盡快回復(fù)——讓對(duì)方等是很不禮貌的行為。
□ 對(duì)于情況或問題作出誠實(shí)的回應(yīng)。
□ 提供對(duì)方需要或要求的信息。
□ 使用正確的頭銜稱呼對(duì)方（如Drs.或Ms. ）。
□ 使用恰當(dāng)?shù)慕Y(jié)尾敬辭。
□ 采用恰當(dāng)?shù)恼Z氣。

5. Considerateness 體貼

“體貼”這個(gè)原則指的是把注意力放在讀者身上，也就是確實(shí)去考慮對(duì)方的需求。要做到“體貼”這一點(diǎn)，自問下列這些問題：

□ 我有沒有想過我的讀者會(huì)是哪些人？
□ 我有沒有提供所有他們想要的信息？
□ 我有沒有提供所有他們需要知道的信息（盡管他們可能并不知道自己有哪些需要）？
□ 我有沒有及時(shí)把這些信息傳達(dá)給他們？
□ 我有沒有以讀者能夠使用與理解的形式來傳達(dá)信息？

6. Concreteness 具體

“具體”的原則指的是給予讀者“具體的信息”不要用比式，也不要用專業(yè)術(shù)語，給讀者具體的事實(shí)與分析結(jié)果。用詞也盡量具體，不要籠統(tǒng)。比如situation這個(gè)詞就太籠統(tǒng)。situation可以指正在進(jìn)行的協(xié)商、延遲發(fā)貨、勞資糾紛，或者是其他問題或事件，因此，具體指出你所提及的對(duì)象。要使文件內(nèi)容具體，自問下列這些問題：

□ 我有沒有給予讀者具體的事實(shí)、數(shù)量、日期……？
□ 如果沒有，有什么合理的理由嗎？
□ 我有沒有告訴讀者，為什么我沒有提供具體的信息？
□ 我有沒有告訴讀者，什么時(shí)候可以取得具體的信息？

7. Completeness 完整

確定你的信息內(nèi)容完整，務(wù)必包含足夠的信息。你必須考慮到對(duì)方在閱讀這份文件時(shí)，心里會(huì)提出哪些問題，但是你也要考慮到有哪些信息是他們不知道自己需要的！一份信息怎么樣才算完整，由你自己決
定。要確保你的文件內(nèi)容完整，自問下列這些問題：

□ 我有沒有回答讀者可能會(huì)提出的問題？
□ 我有沒有考慮到讀者會(huì)怎么處理這份文件？
□ 我有沒有給予讀者他們需要、而不只是他們想要的信息？

8. Concinnity 和諧

“和諧”是指文件各部分之間要安排妥當(dāng)，彼此協(xié)調(diào)。在較長(zhǎng)的文件當(dāng)中，這一點(diǎn)尤其重要。要做到這一點(diǎn)，自問下列這些問題：

□ 文件的內(nèi)容流暢嗎？
□ 文件的層次安排合理嗎？
□ 標(biāo)題的意思清楚嗎？
□ 標(biāo)題有沒有用粗體或其他醒目的格式突顯出來？
□ 標(biāo)題與下面的內(nèi)容相對(duì)應(yīng)嗎？
□ 讀者能不能在恰當(dāng)?shù)牡胤秸业剿麄兿胍男畔ⅲ?/p>

（本書由華東理工大學(xué)出版社授權(quán)滬江英語發(fā)布，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)載。）