①信頭The letterhead

信頭就是公司專用信紙上印有公司名稱、地址與商標(biāo)的地方。寫商務(wù)書信時(shí)，最好使用這種已經(jīng)印好信頭的公司專用信紙，這樣看起來比白紙要專業(yè)。請(qǐng)看下面例子：


②日期The date

由于商務(wù)書信的內(nèi)容往往是與時(shí)間密切相關(guān)的信息（例如訂單），因此一定要寫上寫信的日期。日期應(yīng)該寫在信頭（公司地址和商標(biāo)）的下面，把月份用字母寫出來，年份也要寫完整，比如“November 12，2012”。不要只寫數(shù)字（11/12/12），也不要用縮寫（Nov. 12, 2012）。在美國，日期是按照“月、日、年”的順序?qū)懗鰜恚谄渌挠⒄Z國家，日期多按照“日、月、年”的順序?qū)?，還有些人覺得“年、月、日”的寫法最清楚，但是這種格式并不常見。

1) 美式（月、日、年） 3/15/2012 March 15, 2012
2) 英式（日、月、年） 15/3/2012 15 March 2012
3) 按年、月、日 2012/3/15 2012 March 15

⑥經(jīng)辦人The attention line

attention 就是“致某人”的意思，表示這封信的指定收件人?？梢灾付硞€(gè)特定的人（Attention Dr.Smith），也可以指定某個(gè)職位（Attention: Accounts Receivable）。在個(gè)人寫給個(gè)人的商務(wù)書信中，經(jīng)辦人不一定要寫出來，但是如果是寫給公司或部門的信，寫上經(jīng)辦人可以增加信件處理的效率。經(jīng)辦人的寫法有很多種：

1) 把a(bǔ)ttention 這個(gè)單詞完整地打出來： Attention Ms. Jane Harper
2) 也可以使用縮寫： ATTN: Ms. Jane Harper
3) 可以在attention 后面加上冒號(hào)： Attention: Ms. Jane Harper
4) attention 后面也可以不加冒號(hào)： Attention Ms. Jane Harper
5) 用大寫字母打出 ATTENTION ： ATTENTION: Ms. Jane Harper
6) 也可以打出完整的句子： For the attention of Ms. Jane Harper

⑦參考文號(hào)The reference number

參考文號(hào)跟經(jīng)辦人一樣，在商務(wù)書信中不一定是必須的，不過參考文號(hào)有助于追蹤訂單和其他的通信。機(jī)構(gòu)之間的商務(wù)書信里，通常會(huì)有一個(gè)內(nèi)部參考文號(hào)，可以是以日期的形式（如 111210），也可以是字母和數(shù)字的組合，以方便公司找到對(duì)應(yīng)的文件。常見寫法有：

□ Ref. No. 111210
□ File number 111210
□ Reference number AR48.
□ Please refer to file number 111210（參照 111210 號(hào)文件）

不同的公司會(huì)有不同的參考文號(hào)，因此可以在同一行把雙方的參考文號(hào)都寫出來，并標(biāo)明“本公司參考文號(hào)／貴公司參考文號(hào)”，如：

□ Our reference 111208/Your reference OS 234

如果沒有參考文號(hào)，最好能夠提一下之前的通信記錄，如：

□ Regarding your letter of November 12
（您11 月12 日的來函）
□ In reference to your request of October 3rd, 2010
（您2010 年10 月3 日的請(qǐng)求）

⑧稱謂 The salutation

稱謂就是你稱呼收件人的方式，稱呼包含三個(gè)部分：

??? ①收件人的頭銜
1) 務(wù)必把收件人的頭銜寫對(duì)。
2) 不同的專業(yè)有不同的頭銜，醫(yī)生和博士的頭銜是 Dr. ；大學(xué)教授可能是 Dr.（博士），也有可能是 Professor（教授）。法官、政府官員和高級(jí)職員的頭銜一定要先查清楚。
3) 寫信給不具醫(yī)師、博士或教授頭銜的女士時(shí)，要用 Ms.（女士），除非對(duì)方明確要求你使用 Mrs.（夫人）或 Miss（小姐）。

??? ②收件人的姓名
1) 除非你跟對(duì)方已經(jīng)熟到只互稱名字的地步，否則就以“頭銜＋姓”的方式稱呼對(duì)方，如“Dear Dr. Howard”。
2) 如果你不知道對(duì)方的姓名，但是知道對(duì)方的性別，那你就可以寫“Dear Sir”或“Dear Madam”。
3) 如果你連對(duì)方的性別也不知道，那就寫“Ladies and Gentlemen”或“Dear Sir or Madam”。
4) 如果跟對(duì)方很熟識(shí)，可以直接寫對(duì)方的名字，例如“Dear Jessica”
5) 記得不要把姓跟名都寫出來（例如“Dear Ann Jenkins”），沒有頭銜尤其要避免這種做法。

??? ③標(biāo)點(diǎn)符號(hào)
1) 最常見的就是在稱位后面加一個(gè)冒號(hào)，例如“Dear Ms. White:”。
2) 但是也可以完全不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，例如“Dear Professor Bard”。

⑨主旨The subject line or heading

你可以加上一行“主旨”，作為信件的標(biāo)題。加上主旨有助于讀者立刻了解信件的主題?；旧?，主旨就是要簡(jiǎn)明扼要。主旨的寫法也有很多種，下面是幾個(gè)例子（商務(wù)信件中，避免在任何一個(gè)部分全使用大
寫字母。大寫字母比較不容易讀，而且會(huì)影響到信件的語氣）：□ Re: Information Technologies Conference
□ Subject: Information Technologies Conference
□ Information Technologies Conference
□ INFORMATION TECHNOLOGIES CONFERENCE
□ SUBJECT: Information Technologies Conference
?