撰寫商務(wù)英語信函需在一定的原則指導(dǎo)下才能達(dá)到預(yù)期效果。相反，如果違背了既定原則，可能會給外貿(mào)工作造成意想不到的麻煩。下面小編為大家整理了商務(wù)英語寫作原則，供大家參考，希望對大家有幫助。

一、完整性原則

一封完整的信函有助于表達(dá)寫作者的交流意圖;有助于建立和表達(dá)友善的關(guān)系;有助于防止出現(xiàn)信息遺漏而導(dǎo)致索賠、損失或訴訟。完整性原則包括信函格式的完整性，信函結(jié)構(gòu)的完整性以及信函內(nèi)容的完整性。標(biāo)準(zhǔn)的信函格式包括信頭，日期，信內(nèi)地址，稱呼，正文，結(jié)尾敬語，簽名。格式的完整性能體現(xiàn)寫作者的專業(yè)性。信函結(jié)構(gòu)的完整性體現(xiàn)在其結(jié)構(gòu)的模式化。商務(wù)英語信函屬于實(shí)用性文體，程序化程度比較高，一般來說正式的信函由三大部分組成，即信函的開頭，正文以及結(jié)尾三個(gè)部分。信函內(nèi)容的完整性即一封信函必須包括讀者想知道的所有信息，回答讀者的一切提問，解答讀者的所有疑問。在寫作中，我們建議用五個(gè)W來檢驗(yàn)。

二、正確性原則

商務(wù)英語信函的一個(gè)重要功能就是信息功能，也就是傳遞信息。正確性原則不僅僅是指信函中語法的正確、標(biāo)點(diǎn)符號和拼寫的正確，而且也包括標(biāo)準(zhǔn)的語言，合適的表述，準(zhǔn)確的數(shù)字以及對于商業(yè)術(shù)語的正確理解。

三、具體性原則

商務(wù)英語信函都有明確的交際意圖和目的，信函的內(nèi)容都是具體的。在內(nèi)容表述上，應(yīng)該確定、準(zhǔn)確而又生動，特別是要求對方做出明確反應(yīng)的信函，或者答復(fù)對方提出的要求或問題的信函，或是報(bào)盤、接受等。該具體的就要具體，避免模糊、籠統(tǒng)和抽象。如商品的某些質(zhì)量和特征要用準(zhǔn)確的數(shù)字;時(shí)間要具體，用年月日，避免使用模棱兩可、含混不清的表達(dá)法。

四、清楚性原則

所謂清楚，就是信函要寫得清楚明白，無晦澀難懂之處，不至于產(chǎn)生誤解。寫信人應(yīng)該盡量將自己的意思表達(dá)清楚，有助于收信人正確地理解信函的內(nèi)容，這樣才能達(dá)到寫信的效果。要做到這一點(diǎn)，應(yīng)避免使用復(fù)雜、冷僻、含義模糊的詞句和冗長的句子結(jié)構(gòu);正確恰當(dāng)?shù)胤侄巍?/p>

五、簡潔性原則

商務(wù)英語屬于實(shí)用性語言，在實(shí)際的商務(wù)活動中，信函的用語應(yīng)盡量簡潔，也就是盡量使用簡潔的話語表達(dá)完整的、詳實(shí)的信息。簡潔常被認(rèn)為是信函寫作的第一要義。在行文中，可以考慮使用縮略語。

六、體諒性原則

商務(wù)英語信函的寫作中需要作者時(shí)刻注意對方的反應(yīng)，也就是多為對方著想。在寫作中，既要滿足對方的需要，在結(jié)構(gòu)、態(tài)度、措辭等方面也要考慮對方的接受情況。在行文中我們可以多使用“you attitude”，將收信人放在首位。

七、禮貌性原則

一封彬彬有禮的信函能幫助寫作者樹立良好的職業(yè)道德形象，有助于促進(jìn)業(yè)務(wù)，增進(jìn)友誼，加強(qiáng)交流。禮貌意味著在信函中非常巧妙地表示出誠摯的友情、誠懇的感謝、真誠的禮貌、體貼的理解和由衷的尊重。如何能更好的做好這一點(diǎn)呢?我們需要掌握以下的幾個(gè)要點(diǎn)。

(1)在行文中多使用積極的詞匯，避免使用消極的、有歧視含義的詞匯。在平時(shí)的閱讀寫作中多搜集積極的詞匯。如please，pleasure，appreciate，obliged，grateful，helpful，positive，increase等。商務(wù)信件應(yīng)尊重女性伙伴，盡量避免使用有性別歧視的詞語。

(2)將命令式用語改為請求式用語。在行文中使用命令式用語會使口氣顯得很強(qiáng)硬，儼似把自己的想法強(qiáng)加于人。而使用請求式用語，不僅表明了話語意義，還表示了對對方的尊重，語氣則顯得更加謙和。如我們在行文中建議多采用Please，Will you please，Could you please，It will be highly appreciated that，It is our pleasure to，Would you be interested in，We regretthat等句型。

(3)利用虛擬語氣表示客氣和委婉語氣。表示希望或意見時(shí)可用虛擬式，以示禮貌。如We wish you would let us have your reply soon.

(4)在行文中恰當(dāng)使用被動語態(tài)。在商務(wù)函電中，為了使文章更加禮貌得體，除了選用一些得體的語言外，還應(yīng)多使用被動語態(tài)。因?yàn)楸粍诱Z態(tài)能使你的請求顯得更加溫和，更顯客氣。而主動語態(tài)常有譴責(zé)、抱怨對方的語氣。

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隨著國際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易的往來，商務(wù)英語信函成為國際溝通的有效途徑之一，而有效地撰寫商務(wù)英語信函是國際商務(wù)人才必備的技能之一。作為商務(wù)英語專業(yè)的學(xué)生，撰寫商務(wù)英語信函也是我們必須掌握的一項(xiàng)重要的、實(shí)用的技能。上文是小編為大家分享的商務(wù)英語寫作原則希望對大家有幫助。