在編寫商務(wù)英語郵件時，確保信息的清晰、專業(yè)且得體是至關(guān)重要的。以下是六個編寫商務(wù)英語郵件的技巧，幫助您更有效地進行溝通。一起來看看吧!

一、寫商務(wù)英語郵件的6個技巧

1、親切自然可以用We就不要用You

那具體要怎么做呢?把每次e-mail往來當成是跟對方進行了一次交談，只不過交談的介面是e-mail。用我或者是我們做主詞，這樣才能讓email讀起來熱情、友善，像朋友交談那樣簡單自然，親切又人性化。

舉個例子：官樣e-mail：Your mail has been received.親切e-mail：I have received your mail.官樣e-mail：Your complaint is being looked into.親切e-mail：We are looking into your complaint.官樣e-mail：You will receive your computer by next week.親切e-mail：We are happy to have your order. We shipped it by July 21.

2、一針見血，可以清楚就不要模糊

寫email最忌諱文縐縐，要打電話給人就用call，要去拜訪人就說visit，不要刻意用自以為正式但其實意思模模糊糊的字。

舉個例子：

模糊字：contact

清楚字：call/write/visit

模糊字：soon

清楚字：by March 15

3、言簡意賅，可以一個字就不要兩個字

大部分商業(yè)人士，每天都要閱讀大量e-mail。所以e-mail一定要寫得簡明扼要。與主題無關(guān)或者無助于e-mail目的之內(nèi)容，請毫不留情的舍棄。

舉個例子

冗長句：The paper jam had the effect of a destructive force onthe copy machine.

精簡句：The paper jam destroyed the copy machine.

冗長句：We have enclosed a brochure which shows further details of manufacture.

精簡句：The enclosed brochure shows further manufacture details.

4、詞匯樸實，用對方看得懂的關(guān)鍵字

每個行業(yè)都有自己的行話，寫e-mail時要確定別人懂不懂你的行話，也盡量不用華麗詞藻。西方人習慣使用樸實的語言。

舉個例子

迂回句：We look forward to a bright and glorious future of cooperation.

樸實句：We hope to have the opportunity to work with you inthe future.

迂回句：The choice of exogenous variables in relation tomulti-collinearity is contingent upon the derivations of certain multiple correlation coefficients.

樸實句：Supply determines demand.

5、技巧表達，讓人覺得you're helpful

同樣一件事說法不同，得到回應(yīng)就不同，有技巧的說法讓人樂于為你效勞。

舉個例子

拙劣說法：In order to complete the claim you made, simply…

漂亮說法：To complete your transaction,…

拙劣說法：We want to get our check.

漂亮說法：To keep your account in the preferred customer class,send our check for NT$200,000 today.

6、起好標題，起一個專業(yè)的信件標題

也許很多人沒有意識到，e-mail的標題是很重要的一部分，郵件給對方的第一印象就是透過標題來完成。如果標題沒有內(nèi)容，看起來像群組垃圾郵件，命運就是直接進入垃圾桶。

舉個例子

不專業(yè)標題：How are you?

專業(yè)標題：Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports

不專業(yè)標題：Can we work together?

專業(yè)標題：Proposal: Bright Ideas Imports—ABC‘s Partnership Opportunity

二、寫商務(wù)英語郵件的方法

1、明確主題

在郵件的主題行中明確表明郵件的主要內(nèi)容。這有助于收件人快速了解郵件的目的，并決定其優(yōu)先級。避免使用過于模糊或復(fù)雜的主題，確保主題簡短且準確。

2、使用正式且專業(yè)的語言

選擇適當?shù)脑~匯和語法結(jié)構(gòu)，確保郵件內(nèi)容的專業(yè)性。避免使用口語化、俚語或非正式的表達方式。保持禮貌和尊重，使用正確的稱謂和結(jié)束語。

3、結(jié)構(gòu)清晰

采用傳統(tǒng)的商務(wù)郵件結(jié)構(gòu)，包括稱呼、正文、結(jié)尾和簽名等部分。正文部分應(yīng)清晰地闡述目的、要點和請求(如果適用)。使用段落和列表來組織信息，使郵件易于閱讀。

4、簡潔明了

盡量使郵件內(nèi)容簡潔明了，避免冗長和復(fù)雜的句子。突出關(guān)鍵信息，使收件人能夠迅速了解郵件的主要內(nèi)容。避免使用過多的行話或?qū)I(yè)術(shù)語，確保郵件內(nèi)容易于理解。

5、檢查語法和拼寫

在發(fā)送郵件之前，務(wù)必仔細檢查語法、拼寫和標點符號等錯誤。使用拼寫檢查和語法檢查工具可以幫助您提高郵件的質(zhì)量。確保郵件中的數(shù)字和日期格式正確，并遵循國際標準。

6、考慮文化差異

在與不同國家或地區(qū)的收件人通信時，了解并尊重他們的文化差異。注意使用適當?shù)姆Q謂和問候語，以避免冒犯或誤解。在涉及重要商務(wù)決策或敏感話題時，考慮使用更正式或保守的措辭。

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通過遵循這些技巧，您可以編寫出更加專業(yè)、清晰且得體的商務(wù)英語郵件，從而更有效地與同事、客戶和合作伙伴進行溝通。