越來(lái)越多的辦公室人員離不開(kāi)了商務(wù)郵件，每天要閱讀大量的郵件，也要寫(xiě)很多郵件。對(duì)于大多數(shù)人來(lái)說(shuō)，讀比寫(xiě)要輕松很多。那么如何輕松寫(xiě)出高級(jí)感的商務(wù)英語(yǔ)郵件?一起來(lái)看看吧!

一、郵件開(kāi)頭

一般來(lái)說(shuō)，郵件開(kāi)頭比較重要。一個(gè)好的的開(kāi)頭能夠快速拉近彼此的距離，承前啟后、減少溝通障礙。下面給大家介紹一些既簡(jiǎn)單又經(jīng)典的開(kāi)頭句式：

Just checking in.

這是美國(guó)人常用的句型，就跟咱們的“沒(méi)事，打個(gè)電話隨便問(wèn)問(wèn)，只是聯(lián)系看看你過(guò)得好不好”差不多一個(gè)意思，讓對(duì)方放松心情。

Just checking in to make sure that…

只是過(guò)來(lái)確認(rèn)下……

Just wanted to send you a quick note to…

只是給你發(fā)個(gè)信來(lái)……

I wanted to reach out to you because…

我只是聯(lián)系你來(lái)……

I hope this finds you well.

希望你一切都好。

上面只是小試牛刀，下面我開(kāi)始介紹一些小技巧，教大家在一些棘手情況下，如何回復(fù)郵件，讓你郵件看起來(lái)圓滑有禮貌~

二、善用情態(tài)動(dòng)詞和修飾詞

如果工作中遇到了問(wèn)題，你需要上報(bào)你的老板，那你要怎樣通過(guò)郵件進(jìn)行溝通呢?如果你郵件寫(xiě)成下面這樣，可能老板看了分分鐘想把你辭掉

舉個(gè)例子

“There will be a delay in the completion of the project.”

這句話就好比，你對(duì)你的領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)：“通知你一下，這個(gè)項(xiàng)目的完成將會(huì)有一個(gè)延遲?！比绱藦?qiáng)硬的語(yǔ)氣，你覺(jué)得你的boss能開(kāi)心嗎?

那要怎么緩和語(yǔ)氣，讓老板消化壞消息做好心理建設(shè)呢?答案就是善于使用“情態(tài)動(dòng)詞和修飾詞”，下面這個(gè)句子可以給你點(diǎn)靈感：

舉個(gè)例子

There might be a slight delay in the completion of the project.

聰明的同學(xué)是不是已經(jīng)看到了區(qū)別，這里就是用了一些小技巧，比如情態(tài)動(dòng)詞might be，修飾詞slight讓整個(gè)句子變得柔和起來(lái)，負(fù)面感情低了很多。讓人覺(jué)得你雖然犯了錯(cuò)，但是態(tài)度非常誠(chéng)懇~

看到?jīng)]，在寫(xiě)商務(wù)郵件時(shí)，用好修飾詞是多么關(guān)鍵，以后再遇到這種情況，就可以使用這樣一些讓郵件變得有禮貌的修飾詞：a little、a bit、a little bit、slight、slightly、small、one or two.

舉個(gè)例子

We are having problems with the new product.

We are having one or two problems with the new product.

這個(gè)新產(chǎn)品有點(diǎn)小問(wèn)題。

The marketing campaign is behind schedule.

The marketing campaign is a little bit behind schedule.

市場(chǎng)活動(dòng)有點(diǎn)落后于計(jì)劃了。

三、善用問(wèn)句

另一種讓郵件看起來(lái)很有禮貌，誠(chéng)意十足的辦法就是運(yùn)用問(wèn)句，特別是當(dāng)你想要提出某個(gè)意見(jiàn)的時(shí)候。這就需要好好把握一下你的分寸感了~舉個(gè)例子，你希望別人重新設(shè)計(jì)下公司logo，如果你說(shuō)“We should redesign the company logo!”多半別人會(huì)覺(jué)得你有點(diǎn)霸道，也許心里面抱怨：憑什么你說(shuō)要重新設(shè)計(jì)就設(shè)計(jì)!所以，保險(xiǎn)起見(jiàn)我們就可以用問(wèn)句來(lái)表達(dá)：

舉個(gè)例子

“Shouldn’t we redesign the company logo?”

以非直接的方式提出你的建議，就顯得你非常的謙遜有禮，除了shouldn't 還可以用couldn't、wouldn't引導(dǎo)的句子表達(dá)個(gè)人意見(jiàn)：

舉個(gè)例子

We must hire a new advertising agency.

Wouldn’t it be better to hire a new advertising agency?

雇傭一家新的廣告公司豈不是更好嗎?

四、活用過(guò)去進(jìn)行時(shí)

聽(tīng)到這兒，有的同學(xué)是不是一頭霧水，其實(shí)“過(guò)去進(jìn)行時(shí)”也是寫(xiě)郵件時(shí)候的大利器，用的好，可以讓郵件上一個(gè)檔次!

舉個(gè)例子

“I hope we can sign the contract today.”

這就是很平淡的一句話，“我希望我們能把合同簽了”怎樣打動(dòng)你的客戶呢?但如果你使用了過(guò)去進(jìn)行時(shí)，改成“I was hoping that we could sign the contract today.”就會(huì)讓人覺(jué)得這是你期待已久的事情，足以看到你對(duì)合同的重視程度，好感度提升的不是一點(diǎn)點(diǎn)!

舉個(gè)例子

I aim to finish this project by the end of the month.

I was aiming to finish this project by the end of the month.

我打算再本月底完成這個(gè)項(xiàng)目。

五、以詢問(wèn)的方式結(jié)尾

最后，咱們來(lái)談?wù)勦]件結(jié)尾怎么收?qǐng)?。我們跟朋友，客戶，老板?xiě)郵件，一定要硬邦邦的嗎?你其實(shí)可以試試下面這些說(shuō)法哦~

“Does this help you?”

“Did that answer your question? And does it make sense?”

“Anything else that I can help with today?”

六、用詞禁忌

盡量不用want。在我們看來(lái)want是一個(gè)很普通的詞匯，但在郵件中一定不要用，因?yàn)樗幸环N任性的口吻。少用問(wèn)號(hào)，少用I/we/you。一定不要使用任何單詞的簡(jiǎn)寫(xiě)，縮略詞并不會(huì)讓你的郵件高大上。一定不要用wanna gonna這些低俗的詞匯。當(dāng)郵件中多次表達(dá)同一個(gè)意思時(shí)，要注意用詞的替換。比如very--extremely;more and more--increasingly;before--prior to。

郵件中多使用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)，會(huì)顯得更專(zhuān)業(yè)。商務(wù)郵件不要用表情符號(hào)，也不要用感嘆號(hào)。多用please， can you，do you mind這些詞，讓人感到被尊重，而不是命令式的口吻?；貜?fù)郵件多用get back 比reply常用，I will get back to you tomorrow

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在職場(chǎng)上，郵件溝通是非常重要的一種溝通方式，所以寫(xiě)出一封漂亮的郵件，讓老板和同事看得賞心悅目也是非常重要的一項(xiàng)技能。