時(shí)間管理案例分析

案例一:淺談高校管理者的時(shí)間管理

一、時(shí)間管理的主要方法

1、帕累托原則在時(shí)間管理中的運(yùn)用

在有限的時(shí)間和資源下實(shí)現(xiàn)目標(biāo)最大化，是高校管理者工作的重要原則。時(shí)間是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的重要因素之一，為了對(duì)高校管理者的時(shí)間進(jìn)行更好地管理，我們引入帕累托原則。帕累托原則又稱(chēng)做重要在少數(shù)、微不足道的多數(shù)，或80對(duì)20定律、猶太法則等，是19世紀(jì)末和20世紀(jì)初由意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家及社會(huì)學(xué)家帕累托提出的，最初是用于經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域中的決策。這一原則是說(shuō)在任何一組東西之中,最重要的通常只占其中的一小部分，因此對(duì)于重要但只占少數(shù)的部分必須分配更多的資源，更注重對(duì)它的管理。在時(shí)間管理中運(yùn)用帕累托原則有助于應(yīng)付一長(zhǎng)列有待完成的工作。將一大堆需要完成的工作列出優(yōu)先次序，把最應(yīng)優(yōu)先完成的作為工作中的重中之重，各花上一段時(shí)間集中精力把它們完成。

只有這樣，那些看起來(lái)可能是無(wú)法一一完成的工作才能通過(guò)我們所完成的那幾件重要工作而得到解決，獲得最大的收益。

2、“坐標(biāo)法”在時(shí)間管理中的運(yùn)用

一個(gè)人在同一時(shí)間處理兩個(gè)以上的任務(wù)是件極為困難的事情，一直保持高效更是難上加難，因此管理者應(yīng)把時(shí)間花在重要的、必須做的任務(wù)上，而不是那些并非必須要做的事情之上。

如果以“輕—重”為橫坐標(biāo)，“緩—急”為縱坐標(biāo)，我們可以建立一個(gè)時(shí)間管理坐標(biāo)體系(見(jiàn)圖)把各項(xiàng)事務(wù)放入這個(gè)坐標(biāo)體系! 大致可以分為四個(gè)類(lèi)別:重要且緊急、重要不緊急、緊急不重要、不重要不緊急。

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我們通常會(huì)把緊急的事情放在第一位，這不是管理時(shí)間的有效辦法。在最初，我們可能會(huì)重視事情的重要程度，做的是“重要且緊急”的事情，但應(yīng)避免習(xí)慣于“緊急”狀態(tài)，否則，我們會(huì)不由自主地喜歡上“到處救火”的感覺(jué)，把自己當(dāng)成“救火隊(duì)員”，轉(zhuǎn)而去做那些“緊急不重要”的事情了。

這樣一來(lái)，我們沒(méi)有時(shí)間去做那些“重要不緊急”的事，而這些事往往有著更深遠(yuǎn)的影響。將大部分時(shí)間花在“重要而不緊急”的事情上，可以讓我們避免掉進(jìn)“嗜急成癮”的陷阱中，更可以避免在事情變得緊急后才疲于應(yīng)付。對(duì)于高校來(lái)說(shuō)，“重要不緊急”的事就是教學(xué)。確定了教學(xué)任務(wù)，就明確了圍繞教學(xué)所需的人、財(cái)、物以及包括學(xué)術(shù)活動(dòng)在內(nèi)的各種活動(dòng)，高校各個(gè)管理層的時(shí)間管理都應(yīng)圍繞這一任務(wù)展開(kāi)。

二、高校管理者的時(shí)間管理

高校管理者每天都要面對(duì)各種各樣的事務(wù)，千頭萬(wàn)緒，涉及到方方面面。如何在繁多的事務(wù)中抓住重點(diǎn)，以點(diǎn)帶面，從而促進(jìn)相關(guān)工作的開(kāi)展和完成，時(shí)間管理有著重要的作用?？茖W(xué)、規(guī)范、有序的時(shí)間管理不僅對(duì)高校管理者本人極為重要，對(duì)提高整個(gè)高校的工作效率、降低辦學(xué)成本也極為重要。但因?yàn)橹饔^客觀上的原因，我們都習(xí)慣了不將時(shí)間列入辦學(xué)成本進(jìn)行計(jì)算。

(一)高校管理者時(shí)間管理的必要性

高校管理者為什么要對(duì)時(shí)間進(jìn)行管理，這雖是個(gè)見(jiàn)仁見(jiàn)智的問(wèn)題，但由于很多高校管理者未對(duì)時(shí)間進(jìn)行科學(xué)有效的管理，往往造成疲于奔命卻大事抓不了、小事抓不到，浪費(fèi)時(shí)間的現(xiàn)象廣泛存在，造成高校管理者時(shí)間浪費(fèi)的原因是多方面的，從主觀上說(shuō)，一方面可能是因?yàn)楣芾碚呦胱龅氖虑樘啵_因沒(méi)有科學(xué)區(qū)分事情的輕重緩急，甚至缺乏明確的目標(biāo)，導(dǎo)致各項(xiàng)工作缺乏優(yōu)先順序，最后可能有頭無(wú)尾；另一方面也可能是因?yàn)椴簧糜谑跈?quán)導(dǎo)致自己不得不花費(fèi)大量的時(shí)間于具體事務(wù)，或因倉(cāng)促?zèng)Q策導(dǎo)致了整個(gè)學(xué)校的時(shí)間以及其他資源的浪費(fèi)。從客觀上說(shuō)，高校管理者浪費(fèi)時(shí)間的原因來(lái)自于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、工作系統(tǒng)以及生活工作條件等方面。不管是何種原因，高校管理者的時(shí)間一旦出現(xiàn)浪費(fèi)，對(duì)整個(gè)部門(mén)甚至整個(gè)高校的傷害極大，嚴(yán)重的可能會(huì)導(dǎo)致部門(mén)、單位乃至整個(gè)高校低效率重復(fù)勞動(dòng)，最終成效不彰。為了避免浪費(fèi)時(shí)間的現(xiàn)象重復(fù)出現(xiàn)，必須對(duì)高校管理者的時(shí)間進(jìn)行管理。高校管理者永遠(yuǎn)沒(méi)有時(shí)間做每件事，但應(yīng)通過(guò)對(duì)時(shí)間進(jìn)行管理，保證他們永遠(yuǎn)有時(shí)間做最重要的事。

(二)高校管理者時(shí)間管理的內(nèi)容

高校管理者的時(shí)間管理并非是對(duì)時(shí)間這一資源進(jìn)行管理，而是對(duì)管理者自身進(jìn)行管理，通過(guò)提高管理者的時(shí)間使用效率，減少浪費(fèi)，從而達(dá)到提高工作效率的目標(biāo)。對(duì)管理者自身進(jìn)行管理主要包括四個(gè)方面的內(nèi)容。

1.掌握工作的關(guān)鍵

高校不同層次的管理者盡管工作任務(wù)和工作責(zé)任不盡相同，但管理活動(dòng)卻是一致的，可簡(jiǎn)單歸結(jié)為三個(gè)掌握，即掌握關(guān)鍵工作，掌握關(guān)鍵人物，掌握關(guān)鍵活動(dòng)。高校發(fā)展目標(biāo)能否實(shí)現(xiàn)的重點(diǎn)不在于每個(gè)環(huán)節(jié)、每個(gè)步驟，而在于制約性因素。制約性因素往往體現(xiàn)在關(guān)鍵工作，關(guān)鍵人物和關(guān)鍵活動(dòng)上，抓住了這三個(gè)關(guān)鍵，高校管理者也就解決了制約性因素。所謂“大智有所不慮，大巧有所不為”之所以成為大智大巧者，在于能夠揚(yáng)其長(zhǎng)而避其短。高校管理者無(wú)論職位、社會(huì)地位、學(xué)術(shù)水平高低，都是普通勞動(dòng)者，不可能是全能的，也不需要面面俱到，因此，只要掌握了關(guān)鍵也就抓住了時(shí)間管理的要訣。具體地說(shuō)，出現(xiàn)重要而且緊急的事情時(shí)，高校管理者應(yīng)首先進(jìn)行處理，但要避免成為工作常規(guī)，應(yīng)保證高校管理者的大部分時(shí)間花在重要而不緊急的事情上。高校管理者專(zhuān)注于處理重要的事情說(shuō)明抓住了影響整個(gè)部門(mén)乃至整個(gè)高校的工作全局，主要精力放在不緊急的事情上則意味著未雨綢繆，防患于未然。

2、簡(jiǎn)化工作程序

工作流程越簡(jiǎn)化，越不容易出問(wèn)題，執(zhí)行部門(mén)及人員在工作過(guò)程中會(huì)越加細(xì)致，執(zhí)行效果越好。同時(shí)，簡(jiǎn)化程序有利于解決高校中出現(xiàn)的“文山會(huì)?！爆F(xiàn)象，不該發(fā)的文不發(fā)，不該開(kāi)的會(huì)不開(kāi)，提高行文和會(huì)議效率，降低管理成本。就開(kāi)會(huì)而言，會(huì)前必須明確會(huì)議的目的，是分享信息、辯論還是決策，決策性的會(huì)議材料應(yīng)該在會(huì)前幾天分發(fā)參會(huì)者，讓參會(huì)者能盡早熟悉會(huì)議內(nèi)容并有足夠的考慮時(shí)間，以提高決策的質(zhì)量和速度，避免會(huì)議流于形式，避免將會(huì)議時(shí)間浪費(fèi)在泛泛而談上卻做不出任何科學(xué)決策。

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3、合理安排工作時(shí)間

應(yīng)該做好每天、每周、每月以及每年的工作計(jì)劃，列出每一時(shí)間單位內(nèi)應(yīng)該完成的工作，排出優(yōu)先次序，突出重點(diǎn)并確認(rèn)完成時(shí)間，并適當(dāng)安排“不被干擾”的時(shí)間。高校管理者常常需要整塊的時(shí)間去思考一些重要決策或完成重要的任務(wù)，在進(jìn)行這些任務(wù)的過(guò)程中，不能被外界打斷，否則重新進(jìn)入深度思考與完全工作狀態(tài)往往需要更長(zhǎng)的時(shí)間。高校管理者集中時(shí)間不受干擾地處理一些重大事項(xiàng)而把其他事情都推到一邊，可能會(huì)給本部門(mén)甚至整個(gè)學(xué)校帶來(lái)一些意想不到的麻煩，但如果能有足夠必要的時(shí)間，不受任何人任何事干擾地思考或者從事對(duì)整個(gè)部門(mén)甚至整個(gè)高校至關(guān)重要的工作，那么這些可能的麻煩將是微不足道的。

4、合理授權(quán)

任何一位高校管理者都不可能獨(dú)自完成本部門(mén)乃至整個(gè)高校的所有工作，也不可能獨(dú)自對(duì)所有的事情做出科學(xué)決策，因此將一些事情指派或授權(quán)給別人，讓其他人對(duì)工作進(jìn)行分擔(dān)，是提高時(shí)間使用效率的有效方式之一。列出工作中所有可以授權(quán)的事項(xiàng)，并授權(quán)于適當(dāng)?shù)娜藖?lái)決策和執(zhí)行，會(huì)提高整個(gè)學(xué)校的辦學(xué)效率。高校管理者的授權(quán)必須充分，同時(shí)必須重視監(jiān)督和檢驗(yàn)，保證被授權(quán)者的行為符合學(xué)校的整體利益。在授權(quán)過(guò)程中，管理者應(yīng)避免出現(xiàn)把別人當(dāng)成自己提高效率多做事的資源或者障礙、干擾者的傾向，否則可能會(huì)出現(xiàn)控制他人的欲望，傾向于讓被授權(quán)人按照要求做事，或者讓“他們”不要妨礙“我們”做事。從而使授權(quán)行為適得其反。在授權(quán)中必須要克服“辦事拖延”的鄙習(xí)，推行“限時(shí)辦事制”。辦事拖延是浪費(fèi)時(shí)間的重要原因之一，實(shí)際工作中，工作任務(wù)的完成時(shí)間往往都會(huì)超出預(yù)期。因此，嚴(yán)格規(guī)定每一件事情的完成期限，并要求被授權(quán)者在限定時(shí)間內(nèi)報(bào)告處理結(jié)果，授權(quán)效果會(huì)更為有效。